GDPR og lønadministration

Du kan ikke komme uden om persondataforordning (GDPR), hvis du sidder med ansvaret for lønbehandlingen i jeres virksomhed. Har du helt styr på, hvordan reglerne er, eller er der stadig tvivl?

Når du sidder med behandling af jeres løn, er der nogle områder, du skal have fokus på:

• Medarbejder stamdata
• Leverandører
• Oplys jeres medarbejdere omkring hvordan deres data bliver behandlet (gerne forståeligt)

Medarbejder stamdata

I skal kunne dokumentere, hvilke data I har på jeres medarbejdere, samt hvilke data der er nødvendige. Derudover skal I dokumentere, hvordan I opbevarer disse data og i hvor lang tid. Husk at alle oplysninger om medarbejderne, inklusiv de personfølsomme oplysninger, skal kortlægges. Det gælder også, hvis der sidder GPS i bilerne, som angiver, hvor medarbejderen har været. Alt dette skal dokumenteres, så I har det fulde overblik over alle data på jeres medarbejdere.

Leverandører

Hvis du har leverandører, der behandler personoplysninger, skal I som virksomhed have en databehandler i aftalen med dem. Det er f.eks. det lønsystem, I bruger, hvis I selv har kontakt til leverandørerne.

Oplys jeres medarbejdere på en forståelig måde

GDPR kan for mange lyde forvirrende med alle de ”fine” ord og termer, der bliver brugt. Derfor er det vigtigt at forklare medarbejderne, hvordan I forholder jer til GDPR i jeres virksomhed, samt hvordan I indsamler, behandler og opbevarer data på medarbejderne. Dette skal ikke forklares på jura-sprog, men på et forståeligt sprog, som medarbejderne kan forstå, og hvorfor I gør, som I gør for at leve op til GDPR-kravene. En del af arbejdet er, at I skal kunne forklare jeres medarbejdere, hvordan I har indsamlet, behandlet data på dem, og hvordan I opbevarer data. Vi anbefaler, at I udarbejder et standardskriv, som kan udleveres til alle medarbejdere, hvor I oplyser, hvilke oplysninger virksomheden behandler og med hvilket formål.

Har du flere spørgsmål til GDPR og lønadministration, kan du lade dig kontakte af os gennem formularen nedenfor. Som kunde ved Dansk Løn Service er en del af vores service, at vi altid holder os opdaterede på reglerne indenfor løn og personaleadministration.